この度、当組合におきましては、国民の税金である補助金を不正に受給するというしてはならない行為を行ってしまいました。
組合員の皆様はじめ関係の皆様には多大なご迷惑とご心配をおかけし、心より深くお詫び申し上げます。

　現在、国・県等のご指導の下、不祥事の検証や不祥事防止に向けた取組に鋭意努めているところです。
不祥事の概要及びこれまでの取組は次のとおりですが、今回のことを真摯に反省し、
二度とこのような事態を起こさないよう役職員一丸となって信頼回復に努めて参りますので何卒よろしくお願い申し上げます。

（代表理事組合長 井上稔朗）

今回、美作東備森林組合
不正事案再発防止対策等外部検証委員会から
中間報告書の提出を受けたことを機に、
組合員をはじめ関係者の方々へのお詫びと同報告書及び
同委員会検証のもとに作成した
不祥事防止マニュアルの取組等について、
当組合ホームページへ掲載するものです。

不祥事案の概要

• 小規模な森林を集約して一体的に整備を進める国の「森林経営計画制度」を活用するため、平成25年度以降、
  森林経営計画制度に必要な森林所有者からの森林経営委託契約書を本人の承諾を得ないまま不適正な作成を繰り返していた。
• この不適正に作成した計画を持って、国・県等からの補助金を不正に受け取っていたものである。

原因と背景

• 組合長が病気を患って以降、特定職員に権限が集中し次第に強権的になり意見具申できない状況になった。
  また、組織全体の経営管理意識が欠如し、法令遵守意識も徹底できていなかった。
• 職員が慢性的に不足しているという状況下で、山林所有者を訪問しても不在、住所移転、本人死亡などにより、
  委託契約書の締結は難渋していた。一方で補助金申請に係る関係書類の提出期限が迫りつつあり、対応に行き詰まった結果、
  「本人の承諾は後日でもよかろう」との安易な判断の下、特定職員が担当職員に不正行為を強要してしまった。
• 職員の中には、過大な面積の割り当てに不満を抱きつつも、ノルマ達成のため努力していた。
  文書偽造という不正行為を強要する特定職員に対して意見具申を行う職員もいたが、提出期限が迫り県や市町に対して
  提出が遅延すると言えない状況でもあったことに加えて、特定職員の絶対的な圧力に逆らえず、追従せざるを得なかった。

これまでの取組

　不正事案発覚後、理事会を開催し当面の対応等について協議するとともに、臨時総代会等にて不祥事案の報告、役員刷新、
再発防止の取組等の対応を審議決定し、現在までに次の取組を行ってきた。

• 内部調査委員会設置、開催（4回）
  • 組合役員による調査委員会を設置し、職員からの聞き取り調査を実施した。
• 外部検証委員会設置、開催（4回）
  • 外部の有識者（弁護士2名、公認会計士1名）による検証委員会を設置した。
  • 組合が実施する不正事案に対する内部調査及び再発防止策の策定と実行に対し、
    検討及び評価し、意見書の提出を願うこととしている。
  • 平成29年10月19日付けで中間報告書（別添参照）の提出があった。
• 理事会開催（11回）
  • 外部検証委員会での意見等を踏まえ、不祥事案対策に向けた審議決定を行った。
• 総代会、臨時総代会開催
  • 不祥事案の報告、今後の取組、役員一新等の審議決定を行った。
• 旧役員総辞職、新役員選任
  • 平成29年6月27日開催の総代会で役員全員の総辞職を決議した。
    同年7月24日開催の臨時総代会で外部有識者を含む新役員を選任した。
• 組合員への説明会開催
  • 組合員への説明会を6地区で開催した。参集人数は総数228名であった。
    主な意見は、責任は役員全員にある、補助金返還財源をどうするのか、組合経営は大丈夫か等々であった。
• 役職員の処分決定
  • 不正を指示した職員は、引責辞職とし退職金全額不支給とした。
    不正に関わった職員8名のうち、幹部職員は減給10% 2ヶ月、他の職員は減給10% 1ヶ月とした。
  • 役員においては、組合長（常勤）は平成29年度の報酬50%減額、他の役員（非常勤）は全員100%減額とした。
    また、これまでに受領した平成25年度からの報酬について自主返納することとした。
• 内部通報制度導入
  • 役員、上司の電話及びメールアドレスを職員に提示し、「おかしいな！」と思ったら気軽に相談できるようにした。
    また、職員が直接県や県森連へ相談できる窓口を設けた。
• コンプライアンス研修会開催（2回）
  • 役職員を対象としたコンプライアンス研修を外部講師を招いて開催した。今後も継続して開催することとしている。
• 職場会議の継続実施
  • 職員を対象とした職場会議を随時開催し、不祥事防止マニュアルの実行状況の確認や
    コンプライアンスの重要性の徹底等、職員の意識改革を進めている。
• 不祥事防止マニュアル制定 ⋯ 別添（一部抜粋）のとおり
  • 不祥事防止マニュアルの取組を平成29年9月1日からスタートさせた。
    今後はこの取組を継続して実施し、通常業務の中に取り入れたものとして参りたい。
• 公認会計士による経営指導導入
  • 公認会計士による経営指導を適宜受けている。

今後の対応

• 再発防止対策
  • 外部検証委員会による検証を受け、その都度改善も加えながら取組を継続実施して参りたいと考えている。
• 補助金返還額確定後の対応
  • 不正受給した補助金返還額の確定を受けて、外部検証委員会の開催、
    理事会での審議、臨時総代会の開催を経て補助金の返還を行うこととしている。
• 組合員への説明
  • 補助金不正受給から補助金返還に至る経緯等の詳細について、
    組合員（員外含む）へお詫びと説明文書を送付するとともに、地区単位での説明会開催を予定している。